Konferenzmaterial

Für die Ausstattung der Konferenzen sind neben der gedruckten Konferenz-Mappe vor allem die Word-Vorlagen wesentlich. Wenn Sie Word öffnen bzw. in Word unter "Datei - Neu" stehen im Ordner "Konferenzen" folgende Vorlagen zur Verfügung:

  • Einladungsbriefe mit und ohne Adressfeld
  • Agenda normal und Agenda für die Platzierung von Kooperationslogos
  • Teilnehmerliste
  • Antwortfax
  • Infosheet
  • Reisekostenabrechnung


Idealerweise werden Konferenzmaterialien wie Einladungsbriefe, Agenden und Teilnehmerlisten auf vorgedruckte Briefbögen gedruckt. Agenden und Teilnehmerlisten werden dabei auf Zweitbögen gedruckt, auf denen nur ein Logo, jedoch keine Firmierung steht. In einem solchen Fall muss "Stiftung Wissenschaft und Politik" im Text mindestens einmal ausgeschrieben werden.

Der Einsatz von Kooperations- und Fördererlogos

Logos von Kooperationspartnern und Förderern werden im Zusammenhang mit Konferenzen ausschließlich auf  Agenden platziert. Unter Kooperationspartnern verstehen wir dabei Organisationen, die sich an der Ausrichtung von Veranstaltungen direkt beteiligen. Förderer hingegen beteiligen sich nicht direkt, sondern fördern ein Vorhaben finanziell.

Kooperationslogos

Die Agenda-Vorlage liegt in einer speziellen Variante vor, in der das SWP-Logo nach links versetzt ist. Hier können rechts neben dem SWP-Logo Logos von Kooperationspartnern platziert werden. Sollen diese Agenden auf Briefbögen mit vorgedrucktem Logo ausgedruckt werden, so steht auch eine Variante mit dem eingedruckten Logo links zur Verfügung.

Fördererlogos

Logos von Förderern werden unten auf der Standard-Agenda-Vorlage platziert, es sei denn, es werden zusätzlich Kooperationslogos benötigt: Dann kommt wieder die "SWP_Agenda_mit_Kooperationslogos" zum Einsatz.

Die Chatham-House-Regel

Die Chatham-House-Regel steht auf Agenda, Einladungsbrief und Teilnehmerliste. Sollte sie im Einladungsbrief als einziger Textbestandteil auf die zweite Seite rutschen, darf ausnahmsweise eine verkürzte Variante benutzt werden.

Normale Chatham-House-Regel ist in Word-Vorlagen enthalten – Achtung: in der Seriendruck-Teilnehmerliste (OfficeWare) muss sie im letzten Arbeitsschritt manuell eingefügt werden: OW-Anleitung Teilnehmerliste.

Bei allen SWP-Veranstaltungen gilt die Chatham-House-Regel. Entsprechend ist den Teilnehmerinnen und Teilnehmern die freie Verwendung der erhaltenen Informationen unter der Bedingung gestattet, dass weder die Identität noch die Zugehörigkeit von Rednerinnen und Rednern oder anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmern preisgegeben werden. Das Anfertigen von Video-, Audio- oder Fotoaufnahmen sowie Aktivitäten in den sozialen Medien während unserer Veranstaltungen sowie die Weitergabe von Teilnehmerlisten an Dritte sind aus Gründen der Vertraulichkeit und des Datenschutzes nicht zulässig.

As the Chatham House Rule applies to all SWP meetings, participants are free to use the information received, but neither the identity nor the affiliation of the speaker(s), nor that of any other participant, may be revealed. As a matter of confidentiality, photographs, video or audio recordings as well as all kinds of activities on social media are not allowed during our meetings. Participant lists are not to be circulated to third parties for reasons of data protection and confidentiality.

Einladungsbriefe erhalten zusätzlich einen Hinweis zur Datenschutzerklärung (mit einer Leerzeile von der Chatham-House-Regel trennen)

Bitte beachten Sie auch unsere Datenschutzerklärungen für Veranstaltungen und gespeicherte Adressen an der SWP unter www.swp-berlin.org/datenschutz.

Please also note our data protection declarations for events and stored addresses at SWP at www.swp-berlin.org/en/data-protection/.

Verkürzte Chatham-House-Regel (ausnahmsweise in Einladungsbriefen)

Bei allen SWP-Veranstaltungen gilt die Chatham-House-Regel. Das Anfertigen von Video-, Audio- oder Fotoaufnahmen sowie Aktivitäten in den sozialen Medien während unserer Veranstaltungen sowie die Weitergabe von Teilnehmerlisten an Dritte sind aus Gründen der Vertraulichkeit und des Datenschutzes nicht zulässig

Bitte beachten Sie auch unsere Datenschutzerklärungen für Veranstaltungen und gespeicherte Adressen an der SWP unter www.swp-berlin.org/datenschutz.

The Chatham House Rule applies to all SWP meetings. As a matter of confidentiality, photographs, video or audio recordings as well as all kinds of activities on social media are not allowed during our meetings. Participant lists are not to be circulated to third parties for reasons of data protection and confidentiality.

Please also note our data protection declarations for events and stored addresses at SWP at www.swp-berlin.org/en/data-protection/.

Seriendruck

In OfficeWare stehen folgende Seriendruck-Vorlagen zur Verfügung:

  • SWP_Brief_en_Serie.dotx
  • SWP_Brief_Serie.dotx
  • SWP_Einladungsbrief_en_Serie.dotx
  • SWP_Einladungsbrief_Serie.dotx
  • SWP_Teilnehmerliste_Serie_deutsch.dotx
  • SWP_Teilnehmerliste_Serie_englisch.dotx

 

Eine Anleitung zum Erstellen einer Teilnehmerliste aus OfficeWare finden Sie hier: OW-Anleitung Teilnehmerliste